Databeskyttelsesrådgiver

Læs om dine rettigheder i relation til kommunens behandling og beskyttelse af dine personoplysninger.

Middelfart Kommune som dataansvarlig

Middelfart Kommune er som dataansvarlig ansvarlig for, at kommunen overholder de gældende principper for behandling af personoplysninger.
Du er velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver, hvis du har spørgsmål til kommunens behandling af dine personoplysninger.

Formål med behandling af dine personoplysninger

Middelfart Kommune behandler dine personoplysninger til et udtrykkeligt angivet og sagligt formål i tilknytning til den myndighedsopgave, som har relation til sagsbehandlingen.

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Almindelige personoplysninger
Retsgrundlaget for behandlingen af dine almindelige personoplysninger findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1.
Almindelige personoplysninger omfatter alle oplysninger, der ikke er klassificeret som særlige kategorier af oplysninger (følsomme personoplysninger). Det kan fx være identifikationsoplysninger som navn, adresse, e-mail, telefonnummer og IP-adresse eller oplysninger om økonomi, skat, gæld, væsentlige sociale problemer, andre rent private forhold, sygedage, tjenstlige forhold, familieforhold, bolig, bil, eksamen, ansøgning, CV, ansættelsesdato og -stilling, arbejdsområde og arbejdstelefon.

Følsomme personoplysninger
Retsgrundlaget for behandlingen af følsomme personoplysninger findes i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2.

Følsomme personoplysninger er oplysninger om:

• Race og etnisk oprindelse
• Politisk overbevisning
• Religiøs eller filosofisk overbevisning
• Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
• Genetiske data
• Biometriske data med henblik på entydig identifikation
• Helbredsoplysninger
• Seksuelle forhold eller seksuel orientering.

Kun de oplysninger, der er nævnt ovenfor, er følsomme personoplysninger.

Behandlingsgrundlag

Middelfart Kommune er en offentlig myndighed, og alle kommunens aktiviteter sker i henhold til lov og i henhold til kommunalfuldmagten. Kommunens myndighedsudøvelse og de tilknyttede administrative procedurer sker derfor med afsæt i gældende lovgivning.
Middelfart Kommune foretager primært behandling af dine personoplysninger, da det er nødvendigt for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Middelfart Kommune anvender derfor som udgangspunkt følgende retsgrundlag for behandling af dine personoplysninger:

• Artikel 6, stk. 1, litra c
• Artikel 6, stk. 1, litra e
• Artikel 9, stk. 2, litra f

Der kan selvfølgelig i konkrete situationer være forhold, hvor kommunen anvender et andet eller supplerende retsgrundlag.

Oplysninger om strafbare forhold anses for værende almindelige personoplysninger og er særskilt reguleret i databeskyttelsesforordningens artikel 10 og databeskyttelseslovens § 8.
Behandling af oplysninger om personnummer sker med henblik på entydig identifikation eller som journalnummer, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 87, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

Dine rettigheder – som registrerede

Middelfart Kommune vil træffe passende foranstaltninger til at give enhver oplysning om behandling af dine personoplysninger i en kortfattet, gennemsigtig, letforståelig og lettilgængelig form og i et klart og enkelt sprog. Dette er nærmere beskrevet nedenfor.

Oplysningspligten

Middelfart Kommune skal oplyse dig om, at der sker behandling af dine personoplysninger, og hvad behandlingen indebærer. Oplysningspligten giver bl.a. følgende oplysninger:

Indsamling af personoplysninger
Det vil af oplysningspligten fremgå, om personoplysninger indsamles fra dig eller fra andre end dig.

Modtagere af dine personoplysninger
Det vil fremgå af oplysningspligten, om Middelfart Kommune overfører (videregiver eller overlader) dine personoplysninger til andre modtagere. Det vil kun ske, hvis det kan ske via lovlig overførsel, eller hvis du har givet dit samtykke hertil.

Opbevaring af dine personoplysninger
Middelfart Kommune sletter dine personoplysninger, når formålet med behandlingen er opnået, og behandlingen derfor ikke længere er nødvendig. Kommunen har ikke adgang til dine personoplysninger, når de er slettet.

Indsigtsretten
Du kan anmode om indsigt i, hvilke personoplysninger Middelfart Kommune behandler om dig. Det er med til at sikre, at du kan tjekke, at Middelfart Kommune behandler dine personoplysninger lovligt, og at personoplysningerne er korrekte.

Retten til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv slettet. Middelfart Kommune er som offentlig myndighed imidlertid underlagt en pligt til at dokumentere det grundlag, som en afgørelse eller anden beslutning er truffet på.

Retten til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Retten til at blive glemt
Du har en mulighed for at få personoplysninger om dig slettet af Middelfart Kommune uden unødig forsinkelse. Middelfart Kommune er bl.a. underlagt reglerne om notatpligt, journaliseringspligt samt reglerne om arkivering, og det kan være nødvendigt for kommunen at behandle dine personoplysninger for at kunne varetage opgaven som offentlig myndighed. Det betyder, at der kan være begrænsninger i retten til at blive glemt. Middelfart Kommune vil efter en konkret vurdering afgøre, i hvilket omfang det er muligt.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Middelfart Kommunes ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Middelfart Kommune vil efter en konkret vurdering afgøre, om indsigelsen er berettiget eller ej.

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Middelfart Kommune behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk 

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren med generelle spørgsmål om behandling af personoplysninger og om udøvelsen af dine rettigheder i henhold til de gældende databeskyttelsesretlige regler.

Hvad er databeskyttelsesrådgiverens opgave?

Alle offentlige myndigheder skal have en databeskyttelsesrådgiver.
Databeskyttelsesrådgiveren har til opgave at rådgive og bistå Middelfart Kommune med at overvåge, at Middelfart Kommune lever op til de gældende databeskyttelsesretlige regler, og at kommunen behandler personoplysninger i overensstemmelse med reglerne.

Databeskyttelsesrådgiveren er i sin funktion en uvildig instans og kan ikke modtage instrukser fra kommunen, men databeskyttelsesrådgiveren kan heller ikke give andre en instruks. Databeskyttelsesrådgiveren er i den forstand alene en rådgiver.

Databeskyttelsesrådgiveren refererer til Byrådet via Økonomiudvalget og samarbejder med hele kommunen, og særligt med kommunens jurister med henblik på at opnå lovlig, god og sikker håndtering af personoplysninger.

Du kan læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle på Datatilsynets hjemmeside.

Du er velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver, hvis du har spørgsmål til dine rettigheder efter databeskyttelsesforordningen.

Hvad kan databeskyttelsesrådgiveren ikke hjælpe med?

Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som de enkelte forvaltninger og fagområder træffer. Hvis du har brug for hjælp til at forstå en afgørelse eller klage over kommunens sagsbehandling, skal du kontakte den pågældende forvaltning eller din sagsbehandler.

Herunder finder du databeskyttelsesrådgiverens oplysningserklæring:

Oplysninger om behandling af dine personoplysninger foretaget af Middelfart Kommunes databeskyttelsesrådgiver (DPO)

Middelfart Kommune er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger – hvordan kontakter du os?

Middelfart Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget fra dig. Du finder vores kontaktoplysninger her:

Middelfart Kommune
Nytorv 9
5500 Middelfart
CVR-nr.: 29189684
Telefon: 8888 5500 (hovednummer)
Mail: middelfart@middelfart.dk 

Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiver

Middelfart Kommunes databeskyttelsesrådgiver har følgende kontaktoplysninger: DPO@middelfart.dk 

Indeholder din henvendelse følsomme eller fortrolige oplysninger, opfordres du til at benytte Digital Post. På borger.dk kan du finde Middelfart Kommune og vælge postkassen ”Spørgsmål vedr. databeskyttelse (GDPR)” Alternativt kan følgende link anvendes: https://post.borger.dk/?logon=borger&function=inbox&mailboxid=21272

Du er altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver, hvis du har generelle spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger.

Lovgrundlag for behandlingen

Dine personoplysninger behandles efter databeskyttelsesforordningen (forordning 2016/679 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger) og national lovgivning på området.

Hjemlen til at behandle personoplysninger er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, databeskyttelseslovens § 7, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g samt databeskyttelseslovens § 8, stk. 1, og § 11, stk. 1.

Formålet med behandlingen

Behandlingen af dine personoplysninger sker som led i den behandling, som foretages af databeskyttelsesrådgiver i forbindelse med din henvendelse.

Kategorier af personoplysninger

Databeskyttelsesrådgiver behandler disse kategorier af personoplysninger om dig:

• Almindelige personoplysninger, fx navn, fødselsdato, adresse, telefonnummer, e-mail, økonomi, skat, gæld, sygedage, løn, ulykkestilfælde, bolig, bil, personlighedstest, familieforhold, adoption, sociale problemer, andre rent private forhold end følsomme oplysninger
• Særlige personoplysninger: strafbare forhold og cpr.nr.
• Følsomme personoplysninger: race, etnicitet, politik, seksualitet, religion, fagforening, helbred, genetiske eller biometriske data med henblik på unik identifikation

Hvorfra stammer dine personoplysninger

Oplysninger stammer fra dig.

Modtagere eller kategorier af modtagere

Databeskyttelsesrådgiver videresender eller overlader i visse tilfælde dine personoplysninger til følgende modtagere:

• Sagsbehandler i Middelfart Kommune vedrørende din konkrete sag
• Datatilsynet
• Stadsarkivet

Opbevaring af dine personoplysninger

Dine personoplysninger opbevares i 5 år efter sagens afslutning, hvorefter oplysningerne afleveret til Stadsarkiv og slettes.

Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningen har du en række rettigheder i forhold til Middelfart Kommunes behandling af dine personoplysninger. Du kan til enhver tid benytte dig af rettighederne. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. Dine rettigheder er:

• Ret til at se dine oplysninger (indsigtsret)
  Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som Middelfart Kommune behandler og opbevarer om dig.
• Ret til berigtigelse (rettelse)
  Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet. Se særlige regler nedenfor under ret til sletning.
• Ret til sletning
  I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig inden tidspunktet, hvor oplysningerne ellers ville blive slettet (dvs. inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræder).
  Opmærksomheden henledes på, at der gælder særlige regler for, hvornår offentlige myndigheder må slette eller berigtige personoplysninger. En offentlig myndighed er forpligtet til at opbevare sagsoplysninger for at kunne dokumentere et sagsforløb. Det betyder, at du ikke altid kan kræve at få oplysninger slettet eller berigtiget. Ønsker du, at Middelfart Kommune sletter eller berigtiger personoplysninger, vil der i stedet blive lavet et notat om indsigelsen, så det fremgår af sagen.
• Ret til begrænsning af behandlingen
  Du har ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset, når særlige forhold gør sig gældende. Hvis du har ret til at få behandlingen begrænset, må Middelfart Kommune fremover kun behandle oplysninger – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
• Ret til indsigelse
  Du har ret til at gøre indsigelse mod Middelfart Kommunes ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk 

Vil du klage?

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, som Middelfart Kommune behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk 

I Middelfart Kommune har vi ofte brug for personlige oplysninger om dig, når vi skal løse vores opgaver. Men vi bruger kun dine personlige oplysninger, når det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver.

Det er vores ansvar at sikre, at du trygt kan overlade dine personoplysninger til os. Det er et ansvar, vi tager alvorligt.

I denne persondatapolitik kan du læse mere om personoplysninger og om, hvordan vi bruger dem i vores arbejde som kommunal myndighed.

Persondatapolitik - sådan behandler vi dine personlige oplysninger (PDF)