Dette site bruger cookies. Hvis du forsætter på sitet, så accepterer du dette. Hvis du ikke ønsker at acceptere cookies så tryk på følgende link. Accepter ikke cookies

Middelfart Kommune Logo

Referat for Børn- Kultur og Fritidsudvalget møde den 5. december 2017

Møde:
Børn- Kultur og Fritidsudvalget
Mødetid:
5. december 2017 kl. 13:30
Tilstede:
Lars Vigsø
Jonathan Roed Kirkedal
Peter Storm
Kim Lund
Fraværende:
Christian Martins Kromann

ÅBNE SAGER

216. Ny budgetmodel på dagtilbudsområdet
Sagsnr.: 2017-020990
Sagsbehandler: Heidi Junker

Præsentation:

Forvaltningen har udarbejdet ny budgetmodel på dagtilbudsområdet til godkendelse i Børn-, Kultur og Fritidsudvalget.

Forvaltningen foreslår:

  • At budgetmodellen godkendes.

Sagsbeskrivelse:

Dagtilbudsområdet er gennem de sidste par år er kommet ud med underskud. Flere forældre vælger private pasningsordninger, og der er udgifter til friplads og søskenderabat øget. Dette betyder, at der samlet merudgifter på de centrale områder på 2,5 til 3 mio. kr.

Dertil har den tidligere tildelingsmodel været løbende tilpasset ændrede budgettildelinger, forskellige lovændringer og flere centrale puljer, har været udmøntet i løbet af året. Dette betyder, at modellen efterhånden har udviklet sig til en kompliceret og uigennemskuelig størrelse for daginstitutionerne. 

Man har derfor ønsket en mere gennemskuelig model, hvor daginstitutionen ved årets start kender budgettet for hele året. En ligende model blev indført på skoleområdet fra januar 2017 og har medført de ønskede effekter om overskuelighed.

Den overordnede tildeling af budget til dagtilbudssområdet sker gennem demografireguleringsmodellen som for året 2018 har udløst 120,5 mio. kr. 

Efter den nye model er budgettet fordelt efter følgende forudsætninger*:

Centralt afsat budget som dækker eksempelvis
  • PAU-elever 
  • It-systemer
  • Ferielukning
  • Pulje til innovation og diverse
  • Pulje til tosprogede børn
  • Pulje til kompetenceudvikling
  • Søskenderabat
  • Handicappladser
  • Friplads
  • Dagpleje
  • Private pasningsordninger

Er der et år overskud på det centrale budget, hvis eksempelvis en pulje ikke er blevet brugt. Vil overskuddet fra de 'ikke lovbestemte' puljer blive fordelt mellem institutionerne.

Resten af budgettet fordeles til daginstitutionerne efter kriterier som fx:

  • Antal fuldtidspladser børnehave
  • Antal deltids børnehave
  • Antal vuggestuepladser
  • Antal specialpladser
  • Antal handicappladser
  • Disse dækker:
  • Madordning
  • Børneaktiviteter 
  • Vedligehold
  • Løninger

Modellen vil give daginstitutionerne mulighed for at opspare en økonomisk 'buffer', således der er ressourcer udforudsete hændelser, stigning antal børn i løbet af året eller invistering i legeplads el.lign.

Overodnede set, ser fordelingen af budgettet således ud:

 

*En deltajeret liste over forudsætninger for fordeling af budget, er vedhæftet sagsfremstillingen.

Økonomi:

Dagtilbudsområdet er ved budgetlægningen for 2018 tilført 1 mio. kr. – der er ikke indarbejdet effektiviseringer i 2018.

Høring:

Ingen.

Handicaprådet:
Ingen høring, da kommunen ikke er forpligtet.

Ældrerådet:
Ingen høring, da kommunen ikke er forpligtet.

Behandlingsplan:
Børn-, Kultur- og Fritidsudvalget den 5. december 2017

Beslutning:

Godkendt som indstillet

Christian Martins Kromann deltog ikke i behandlingen af punktet

Behandlingsplan

Børn- Kultur og Fritidsudvalget 5. december 2017 kl. 13:30

Børn- Kultur og Fritidsudvalget 5. december 2017 kl. 13:30

Godkendt som indstillet

Christian Martins Kromann deltog ikke i behandlingen af punktet

Bilag:

217. Evaluering af fælles teknisk service 2. halvår 2017
Sagsnr.: 2017-020232
Sagsbehandler: Heidi Junker

Præsentation:

Som følge af etablering af fælles teknisk service for dagtilbud og skole, skal ordningen evalueres to gange det første år mhp. at foretage evt. hensigtmæssige justeringer.

Medarbejdere i teknisk service samt daginstitutions- og skoledere har derfor igen evalueret ordningen og denne er resultatet heraf.

Forvaltningen foreslår:

  • At udvalget tager evalueringen til efterretning.

Sagsbeskrivelse:

I juni 2015 blev det af Byrådet besluttet, at der skulle etableres tre teknisk servicecentre som skulle servicere skoler og dagtilbudsområdet. Der blev igangsat pilotprojekter for at erfaringsopsamle samt undersøge, hvad der har været af lignende modeller i andre kommuner. På baggrund af dette udarbejdede styregruppen og forvaltning en model for fælles teknisk service på dagtilbuds- og skoleområdet.

Den nye organisering trådte i kraft 1. januar 2017 og har således været i gang i 10 måneder. Ift. processen omkring den nye organisering, blev det aftalt der skulle indlægges 2 evalueringer det første år.

Første evaluering blev foretaget i maj 2017 og på trods af, at den blev foretaget tidligt i forløbet, og organiseringen stadig var i sin indkøringsfase, har tilbagemeldingerne været forholdsvis positive. Teknisk servicemedarbejdere oplevede, at de havde indflydelse på og kunne prioritere i de opgaver der skulle udføres, at der var god dialog mellem dem og lederne på deres institutioner/skoler samt god dialog mellem de decentrale ledere og teknisk servicechef omkring tid og organisering.

De decentrale ledere havde en generel opfattelse af at kunne prioritere i opgaver der skulle udføres. Både daginstitutions- og skoleledere oplever god dialog med de servicemedarbejdere der var tilknyttet deres institutioner og der opleves også en god kvalitet i opgaveløsningen.

Evalueringen viser derudover, at der kunne være behov nogle justeringer omkring fordeling af tid mellem institutioner og skoler. Og der vil således i nærværende spørgeskema spørges ind til om justeringer har fundet sted og om disse har fungeret efter intentionen.

Både ledere og teknisk servicemedarbejdere har modtaget et kort spørgeskema som omhandlede opgaveløsningen, samarbejde ift. den nye organisering og evt. udgifter til håndværkere. Umiddelbart efter sommerferien blev der foretaget en medarbejdertrivselsundersøgelse, derfor er trivsel ikke en del af undersøgelsen.

Resultater:
Overordnede set viser evalueringen, at organiseringen generelt fungerer rigtig fint. Men, man er udfordret på tid uanset om man er medarbejder eller leder af en daginstitution eller skole.

De positive resultater viser fortsat, at både medarbejdere og ledere oplever godt samarbejde og god dialog. Lederne synes kvaliteten i opgaveløsningen er god og begge sider oplever mulighed for indflydelse på og prioritering af opgaver.

Dog viser evalueringen også negative aspekter: Medarbejderne angiver, at de har ikke tid nok til opgaven og både medarbejdere og ledere siger at vedligeholdelsesniveauet på institutionerne ikke er godt nok. Derudover opleves fordelingen af timer ml. institutioner som ikke værende hensigtsmæssig, og alle oplever en stigning i håndværkerudgifter, som kunne have været dækket af egne pedeller, havde de haft tiden. 

Fremadrettet:
Det er aftalt at teknisk servicechef, sammen med ledende skoleleder på området, i januar vil tage rundt og besøge alle institutioner og skoler. Her vil bygninger, udearealer, særlige forhold samt snak med institutionsleder og teknisk servicemdarbejder være på dagsordenen. Efterfølgende vil styregruppen mødes sidst i januar, hvorved indtryk fra institutionsbesøg og resultater fra evalueringsskema vil blive drøftet og eventuelle tiltag/ændringer besluttet.

Økonomi:

Ingen.

Høring:

Ingen.

Handicaprådet:
Ingen høring, da kommunen ikke er forpligtet.

Ældrerådet:
Ingen høring, da kommunen ikke er forpligtet.

Behandlingsplan:
Børn-, Kultur- og Fritidsudvalget den 5. december 2017
Skoleudvalget den 5. december 2017

Beslutning:

Godkendt som indstillet


Christian Martins Kromann deltog ikke i behandlingen af punktet

Behandlingsplan

Børn- Kultur og Fritidsudvalget 5. december 2017 kl. 13:30
Skoleudvalget 5. december 2017 kl. 15:00

Børn- Kultur og Fritidsudvalget 5. december 2017 kl. 13:30

Godkendt som indstillet


Christian Martins Kromann deltog ikke i behandlingen af punktet

Skoleudvalget 5. december 2017 kl. 15:00

Godkendt som indstillet.

Der følges op på ordningen igen medio 2018, herunder også en tilbagemelding på implementering af effektiviseringen.




218. Evaluering af sampasning i uge 42 2017 - Mere kvalitet i ferietilbud
Sagsnr.: 2017-019852
Sagsbehandler: Aase Nissen

Præsentation:

Uge 42 har for 3. gang været rammen for sampasning mellem daginstitutioner og SFO'er i ferieperioder. Der har efterfølgende været afholdt evalueringsmøde mellem daginstitutions- og SFO-lere og dette er en orientering til udvalget herom.

Forvaltningen foreslår:

  • At orienteringen tages til efterretning.

Sagsbeskrivelse:

I efteråret 2015 blev der nedsat lokale arbejdsgrupper, bestående af repræsentanter fra forældrebestyrelser fra både daginstitutioner og skoler samt medarbejdere og ledere fra dagtilbud og SFO. De havde til opgave at udvikle modeller for et kvalificeret feriepasningstilbud for børn i alderen 0-9 år, hvilket resulterede i sampasning i distrikter i uge 42 2016, uge 7 og uge 42 i 2017.

Målet for sampasningen var følgende:
  • At give børnene et godt og alderssvarende pædagogisk ferietilbud på tværs af huse og SFO ’er i distrikter
  • At optimere anvendelsen af personaleressourcerne
  • At give børnene større sammenhæng i overgange fra et pasningstilbud til et andet

Umiddelbart efter afviklingen af sampasningen er ordningen evalueret af daginstitutions- og SFO-lederne.

Evalueringen kortlagde, at der stadig er gode 'ferieoplevelser' for børn, medarbejdere og forældre. Derudover har man også i flere områder  bemærket, at planlægningen af sampasningen i 2. og 3. omgang er blevet nemmere. Det opleves også, at flere børn fra storegruppen tilmelder sig i ferien, fordi sampasning bliver et attraktivt tilbud - at børnene får kendskab til skolen inden Tidlig SFO. Og endelig bemærkedes det også, at sampasningen styrker samarbejdet på tværs af institutioner og SFO'er.

Der opleves dog stadig enkelte udfordringer bl.a. sammensætning af områder med mange specialbørn (midtby) og derfor arbejder ledere og medarbejdere fortsat på at finde de bedste løsninger.

Fællesnævner blandt evalueringer er stadig forholdet mellem antal tilmeldte børn og antallet faktisk fremmødte. At mange tilmeldte bliver væk, gør det svært for institutionerne at tilpasse bemandingen, men her arbejdes også fortsat på løsninger.

Økonomi:

Ingen.

Høring:

Ingen.

Handicaprådet:
Ingen høring, da kommunen ikke er forpligtet.

Ældrerådet:
Ingen høring, da kommunen ikke er forpligtet.


Behandlingsplan:
Børn-, Kultur- og Fritidsudvalget den 5. december 2017.
Skoleudvalget den 5. december 2017

Beslutning:

Godkendt som indstillet

Christian Martins Kromann deltog ikke i behandlingen af punktet

Behandlingsplan

Børn- Kultur og Fritidsudvalget 5. december 2017 kl. 13:30
Skoleudvalget 5. december 2017 kl. 15:00

Børn- Kultur og Fritidsudvalget 5. december 2017 kl. 13:30

Godkendt som indstillet

Christian Martins Kromann deltog ikke i behandlingen af punktet

Skoleudvalget 5. december 2017 kl. 15:00

Godkendt som indstillet.




219. Orientering om rapport fra Trekantområdets Festuge 2017
Sagsnr.: 2017-021231
Sagsbehandler: Heidi Junker

Præsentation:

Der er udarbejdet en rapport med opsamling af erfaringer og resultater fra Trekantområdets Festuge 2017.

Forvaltningen foreslår:

  • At udvalget tager orienteringen til efterretning.

Sagsbeskrivelse:

De overodnede konklusioner fra rapporten siger, at festugen er i en positiv udvikling.

Et stadigt stigende antal kulturelle aktører ønsker at være en del af festugen, og kommunernes lokale festugearrangementer udvikler sig fra år til år både i forhold til indhold og lokal opbakning. Samarbejdet omkring afviklingen af festugen er også velfungerende, og der eksperimenteres hvert år med nye tværgående initiativer – i 2017 er samarbejdet desuden udvidet med internationale samarbejdspartnere. Den positive udvikling ses også i resultaterne af årets markedsførings- og presseindsats, der har medført en øget lokal synlighed af festugen og et stigende antal deltagere.

Der blev indberettet publikumstal fra en stor andel af festugens arrangører. Arrangørerne kunne indberette tallet som et estimat eller som en konkret optælling. Det samlede publikumstal er opgjort til 164.560 personer i 2017, hvilket er en stigning på 40.000 personer i forhold til 2016. Tallene skal dog tages med det forbehold, at mange arrangementer er gratis aktiviteter i det offentlige rum, og det dermed er vanskeligt at opgøre besøgstallet. Det skal ligeledes bemærkes, at ikke alle arrangører indsender publikumstal.

I 2017 er der arbejdet med forskellige tiltag:
  • Udgivelse af et festugemagasin med baggrundsartikler og omtaler af nogle af de mange festugearrangementer omdelt sammen med Jysk Fynske Mediers ugeaviser
  • Sociale medier - især Facebook
  • kommunernes lokale markedsføring blevet understøttet med 25.000 kr. pr. kommune.
  • Festugebannere og -tape til brug ved arrangementerne. Dette har medført en tydeligere grafisk linje i markedsføringsmaterialerne, hvilket vurderes at have medvirket til en større synlighed og genkendelighed på tværs af arrangementerne i festugen.
  • Streamers på busser, plakater i standere og digitale skilte.
  • Den gode presseindsats fra de foregående år blev gentaget i 2017

Årets brugerundersøgelse viser en flot fremgang i kendskabet til festugen:

  • 78% af de adspurgte havde hørt om festugen. Det er en fremgang på 13 procentpoint i forhold til 2016, hvor 65% kendte til festugen.
  • Kendskabsgraden til festugen stiger i takt med respondenternes alder (fx 63% af de 15-19 årige og 67% af de 20-29 årige kender festugen, mens over 95% af respondenterne over 60 år har hørt om festugen).
  • Kendskabsgraden til festugen er desuden lidt forskellig blandt kommunerne. Eks. har hele 95% af respondenterne, der bor i Middelfart Kommune, svaret, at de har hørt om Trekantområdets Festuge, mens 66% af respondenterne bosiddende i Vejen Kommune kendte til festugen.

Markedsføringskanaler:

  • Facebook - størstedelen hørte om festugen igennem dette (44%). En stigning i forhold til 2016, hvor 31%. Det konkluderes, at den intensiverede indsats omkring vores Facebookaktiviteter har båret god frugt.
  • Nyhedsartikler er angivet til 34%, hvilket er en markant stigning siden sidste brugerundersøgelse, hvor blot 15% af respondenterne angav, at de kendte festugen fra omtale i pressen
  • Festugemagasinet - 27% angav dette som kilde til kendskab af festugen. Magasinet er et nyt tiltag og kan således ikke sammenlignes direkte med sidste års husstandsomdelte program, hvor 23% af respondenterne havde angivet, at de havde hørt om festugen.
  • ”word of mouth” - fra familie, venner og bekendte er med 39% er i høj grad afgørende for kendskabet til festugen, hvilket er yderst positivt, da det er en effektiv og billig markedsføringskanal.

Hvor kommer deltagerne fra:

  • 78% af respondenterne bor i den kommune, hvor dagens arrangement blev afholdt.
  • "En Sindssyg God Søndag" (Middelfart) med 33%, det arrangement der har fået flest til at krydse kommunegrænsen.
  • "Internationale Børnekulturdage" (Billund) tiltrækker også andre end lokale, idet 28% af respondenterne bor i en anden kommune end Billund.

Den bedste reklame et projekt kan få er, at nogen anbefaler det. Derfor er det yderst positivt, at 80% af respondenter vil anbefale festugen til andre.

Økonomi:

Ingen.

Høring:

Ingen.

Handicaprådet:
Ingen høring, da kommunen ikke er forpligtet.

Ældrerådet:
Ingen høring, da kommunen ikke er forpligtet.

Behandlingsplan:
Børn-, Kultur- og Fritidsudvalget den 5. december 2017

Beslutning:

Godkendt som indstillet


Christian Martins Kromann deltog ikke i behandlingen af punktet

Behandlingsplan

Børn- Kultur og Fritidsudvalget 5. december 2017 kl. 13:30

Børn- Kultur og Fritidsudvalget 5. december 2017 kl. 13:30

Godkendt som indstillet


Christian Martins Kromann deltog ikke i behandlingen af punktet

Bilag:

LUKKEDE SAGER