9. januar 2006
Sammenlægningsudvalget
Dato: 09.01.06
Init.: BOSA
Punkt nummer: 4
Vedtagelse af Sammenlægningsudvalgets forretningsorden
J.nr.: 00.01.00 A10 Sagsnr. 200502828
Præsentation:
Sammenlægningsudvalget vedtager selv sin forretningsorden.
Den administrative styregruppe foreslår:
· at det udarbejdede forslag til forretningsorden godkendes
· at forretningsordenen træder i kraft straks efter vedtagelsen.
Sagsbeskrivelse:
Ifølge inddelingslovens § 16 vedtager Sammenlægningsudvalget selv sin forretningsorden, der fastlægger de generelle regler om Sammenlægningsudvalgets møder, beslutningsdygtighed, sagsfremlæggelse m.v.
Forretningsordenen træder i kraft straks efter vedtagelsen, medmindre Sammenlægningsudvalget vedtager at undergive den 2 behandlinger.
Ifølge inddelingslovens § 19 nr. 2 skal Sammenlægningsudvalget senere i sin funktionsperiode vedtage den nye kommunalbestyrelses forretningsorden jfr. § 2 stk. 4 i lov om kommunernes styrelse.
Forvaltningens bemærkninger:
Forslaget svarer i det væsentlige til den normalforretningsorden, der gælder for kommunalbestyrelser.
Bilag:
Forslag til Forretningsorden for Sammenlægningsudvalget i Middelfart Kommune vedlægges dagsordenen.
Kompetence:
Sammenlægningsudvalget
Beslutning:
Godkendt.
Sammenlægningsudvalget
Dato: 9.1.2006
Init.: BOSA
Punkt nummer: 5
Sammenlægningsudvalgets mødeplan
J.nr.: 00.01.00A10 Sagsnr.: 200502651
Præsentation:
Vedtagelse af Sammenlægningsudvalgets mødeplan i 2006 samt offentliggørelse heraf.
Den administrative styregruppe foreslår :
· At Sammenlægningsudvalgets møder holdes den 2. og den 4. mandag i måneden bortset fra juli, der er mødefri samt december, hvor der kun holdes møde i uge 50. Dialog- og forberedelsesmøde afholdes fra kl. 14.00, mens det offentlige møde påbegyndes kl. 17.00. Møderne holdes indtil andet er besluttet på Middelfart Rådhus.
· At kommunernes nuværende retningslinier for offentliggørelse i f.m. Byrådets/ Kommunalbestyrelsernes møder også gælder i 2006 for Sammenlægningsudvalgets møder. Dette indebærer, at sagsfortegnelse offentliggøres forud for møderne i samtlige 3 lokalaviser, at dagsordensudkast og udskrifter fra beslutningsprotokoller fremlægges på rådhusene og bibliotekerne, ligesom offentliggørelse også sker på nymiddelfart.dk
· At interesserede kan abonnere på den elektroniske version af dagsordensudkast og beslutningsprotokoller.
Sagsbeskrivelse:
Sammenlægningsudvalget træffer i h.t. inddelingslovens § 12 beslutning om, hvornår og hvor Sammenlægningsudvalget holder sine møder og vedtager, hvorledes offentliggørelse skal ske i den lokale presse. Møderne bekendtgøres endvidere forud i den lokale presse efter Sammenlægningsudvalgets bestemmelser.
Offentliggørelsen skal tillige angive, på hvilken måde sagsfortegnelse og udskrift af beslutningsprotokollen vil være tilgængelig for borgerne.
Bestemmelserne i styrelseslovens § 8 stk. 2-5 om indkaldelse af Byrådets/ Kommunalbestyrelsernes møder gælder for Sammenlægningsudvalgets møder.
Forvaltningens bemærkninger:
En fortegnelse over de sager, der vil komme til behandling på Sammenlægningsudvalgets møde, samt en udskrift af beslutningsprotokollen skal med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, så vidt muligt være tilgængelig for beboerne i de kommuner, der indgår i sammenlægningen.
Mødeplanen er bindende og kan kun ændres ved enighed.
Bilag:
Forslag til mødekalender 2006 for Sammenlægningsudvalget vedlægges dagsordenen.
Kompetence:
Sammenlægningsudvalget
Beslutning:
Godkendt.
Sammenlægningsudvalget
Dato: 09.01.06
Init.: BOSA
Punkt nummer: 6
Budget for Sammenlægningsudvalget Ny Middelfart Kommune 2006
J.nr.: 00.18.00 Ø02, Sagsnr.: 200502578
Præsentation:
Sammenlægningsudvalget skal vedtage et budget for funktionsperioden 1.1.06 – 31.12.06. Budgettet skal ikke som normalt undergå en 2. behandling. Der skal alene budgetteres for budget året 2006. Budgetforslaget skal være udarbejdet d. 1. februar 2006 og skal vedtages senest d. 1. marts 2006.
Senest 1. maj 2006 skal borgerne i Ny Middelfart underrettes om Sammenlægningsudvalgets budget i form af en kort redegørelse. Fordelingen af udgifterne til Sammenlægningsudvalget skal fordeles mellem de deltagende kommuner ud fra deres respektive andel af det statsgaranterede udskrivningsgrundlag for 2006.
Dette betyder, at udgifter til Sammenlægningsudvalget fordeles således:
o Nørre Aaby Kommune 15%
o Ejby Kommune 24%
o Middelfart kommune 61%
Den administrative styregruppe foreslår
At Sammenlægningsudvalgets budget for 2006 andrager i alt 5,9 mio.kr. (heraf er de 2,1 mio. kr. allerede afsat i de tre kommuners budgetter)
At Sammenlægningsudvalgets budget finansieres af de 3 kommuner ud fra fordelingsnøglen (Ejby 24%, Nørre Aaby 15% og Middelfart 61%)
At de tre kommuner skal finde besparelser der svarer til den budgetandel, som de skal finansiere, således at kommunernes budget 2006 efterfølgende er uændret
Sagsbeskrivelse og Økonomi:
Den politiske styregruppe diskuterede d. 10. august 2005 principper for den foreløbige budgetlægning af Sammenlægningsudvalgets budget for 2006. Sammenlægningsudvalgets budget falder i to kategorier:
1. Udgifter til selve udvalget, vederlag, telefongodtgørelse, kurser, møder, abonnementer m.v.
2. Derudover er der andre udgifter til de aktiviteter som sammenlægningsudvalget vil igangsætte i løbet af budget 2006, det kunne f.eks. være udgifter til koordinering af it-systemer, netværk eller udgifter til udarbejdelse af analyser, udgifter til sekretariatsbetjening, nyt design (byvåben, brevpapir).
På baggrund af denne drøftelse blev der i forbindelse med budget 2006 foretaget en konkret budgettering i Middelfart Kommunes budget af Sammenlægningsudvalgets udgifter – ud fra et kvalificeret skøn på udgifterne i 2006 (1). Det drejer sig om udgifterne til Sammenlægningsudvalget (inkl. afledte udgifter til telefon, kurser m.v.), ligesom der allerede på nuværende tidspunkt er kendte udgifter til koordinering af it-systemer, netværk m.v.
Ved budgetlægningen 2006 – 09 blev der afsat budget til en del af sammenlægningsudvalgets udgifter i 2006. Udgifterne til sammenlægningsudvalget for Ny Middelfart kommune blev budgetteret i Middelfart Kommunes budget fuldt ud samt med forholdsmæssige indtægter fra Ejby og Nørre Aaby. I Nørre Aaby og Ejby Kommuner blev der budgetteret med de forholdsmæssige udgifter.
Det afsatte budget for sammenlægningsudvalget er 2,1 mio. kr. for 2006 og fremkommer således:
Vederlag til sammenlægningsudvalget anslås til 1,1 mio. kr.
Arbejdspladser incl. opkoblinger til 25 udvalgsmedlemmer a 30.000 kr. 0,75 mio. kr.
Årlig afgift for netforbindelser 25 a 6.000 kr. 0,15 mio. kr.
Telefongodtgørelse og abonnementer 0,10 mio. kr.
I alt 2,1 mio. kr.
Fordelingen på finansieringen af Sammenlægningsudvalgets budget på de ”gamle” kommuner ser således ud:
Ejbys andel (24%[1] af 2,1 mio.kr.) = 504.000 kr.
Nørre Aabys andel (15% af 2,1 mio. kr.) = 315.000 kr.
Middelfart andel (61% af 2,1 mio. kr.) = 1.281.000 kr.
I alt = 2.100.000 kr.
Med hensyn til budget til de andre typer af aktiviteter (2) som Sammenlægningsudvalget forventes at igangsætte i løbet af 2006 (f. eks. koordinering af it-systemer, netværk eller udgifter til udarbejdelse af analyser, udgifter til sekretariatsbetjening, nyt design (herunder byvåben, brevpapir)). For disse aktiviteter er der endnu ikke afsat budgetbeløb.
Det foreslås, at der afsættes en pulje til disse aktiviteter på 3,8 mio. kr. Finansieringen af denne pulje sker i de 3 kommuners respektive budgetter ud fra ovenstående fordelingsnøgle (Ejby 24%, Nørre Aaby 15% og Middelfart 61%).
Puljen beregnes på baggrund af følgende overslag over udgifter til:
Sekretariatsbetjening[2] i alt 2,5 mio. kr.
Sammenlægningsudvalget 1,3 mio. kr.
I alt 3,8 mio. kr.
Dette betyder følgende udgifter skal optages i de gamle kommuners budgetter:
o Nørre Aaby 15% af 3,8 mio. kr. 0,570 mio. kr.
o Ejby 24% af 3,8 mio. kr. 0,912 mio. kr.
o Middelfart 61% af 3,8 mio. kr. 2,318 mio. kr.
Forvaltningens bemærkninger:
Bilag:
Ingen
Kompetence:
Sammenlægningsudvalget
Beslutning:
Godkendt.
Sammenlægningsudvalget
Dato: 9.1.2006
Init.: BOSA
Punkt nummer: 7
Bemyndigelse til KL som arbejdsgiverorganisation
J.nr.: 00.01.00A01 Sagsnr.: 200600017
Præsentation:
Bemyndigelse til KL (Kommunernes Landsforening) som arbejdsgiverorganisation for Sammenlægningsudvalget og den nye Middelfart Kommune.
Den administrative styregruppe foreslår:
· At Sammenlægningsudvalget i Middelfart Kommune bemyndiger KL til at agere som arbejdsgiverorganisation.
Sagsbeskrivelse:
Sammenlægningsudvalgene er ikke medlemmer af KL og har ikke afgivet bemyndigelse til KL til at agere som arbejdsgiverforening. Sammenlægningsudvalgene er omfattet af Kommunernes Lønningsnævns kompetence.
På den baggrund anbefaler KL, at sammenlægningsudvalgene bemyndiger KL til at agere som arbejdsgiverorganisation. Herved omfattes Sammenlægningsudvalget og den nye Middelfart Kommune af Lønningsnævnets godkendelse af KL´s overenskomster og aftaler, og der etableres et sikkert kollektivt arbejdsretligt grundlag.
Forvaltningens bemærkninger:
Der er tale om en nødvendig beslutning, om end denne ikke er lovbestemt.
Ved en bemyndigelse til KL opnås, at ansættelser kan ske på de vilkår, der allerede er godkendt af Kommunernes Lønningsnævn. Endvidere opnår Sammenlægningsudvalget overenskomstdækning.
Bilag:
Ingen.
Kompetence:
Sammenlægningsudvalget
Beslutning:
Godkendt.
Sammenlægningsudvalget
Dato: 9.1.2006
Init.: BOSA
Punkt nummer: 8
Stedfortræder til KL´s repræsentantskab
J.nr.: 00.01.00 A04 Sagsnr.: 200600018
Præsentation:
Udpegelse af stedfortræder for formanden for Sammenlægningsudvalget til KL´s repræsentantskab.
Den administrative styregruppe foreslår:
· At Sammenlægningsudvalget udpeger en personlig stedfortræder for formanden til KL´s repræsentantskab.
Sagsbeskrivelse:
Formanden for Sammenlægningsudvalget i 2006 - og den kommende borgmester fra 2007 - er medlem af KL`s repræsentantskab. I henhold til KL´s nye love, vælger Sammenlægningsudvalget en personlig stedfortræder for formanden til KL´s repræsentantskab. Valget af stedfortræder har gyldighed for den indeværende valgperioden (2006 – 2009).
Forvaltningens bemærkninger:
Beslutningen er nødvendig, men ikke lovbestemt.
Bilag:
Ingen
Kompetence:
Sammenlægningsudvalget
Beslutning:
Finn Ole Christiansen blev valgt.
Sammenlægningsudvalget
Dato: 9.01.05
Init.: BOSA
Punkt nummer: 9
Fordeling af ledere og medarbejdere i Ny Middelfart Kommune
J.nr.: 00.18.A21, Sagsnr.: 200500987
Præsentation:
Sammenlægningsudvalget skal tage stilling til forslag til procedure for fordeling af ledere og medarbejdere i Ny Middelfart Kommune.
Den administrative styregruppe foreslår:
At Sammenlægningsudvalget godkender forslag til fordeling af ledere og medarbejdere med de ændringer den administrative styregruppe anbefaler
Sagsbeskrivelse:
Det foreslås, at der igangsættes en proces til fordeling af ledere og medarbejdere til stillinger i den nye kommune. En arbejdsgruppe under det midlertidige tværgående hovedsamarbejdsudvalg har udarbejdet følgende forslag til proces:
Dato
Handling
Dec. 2005
Konstituerende møde i sammenlægningsudvalget
Drøftelse af procedure for besættelse af kommunaldirektørstillingen
1. januar 2006
Ansøgningsfrist til kommunaldirektørstillingen
Uge 1 – 2006
Samtale med ansøgere til kommunaldirektørstillingen
9. jan. 2006
1. møde i sammenlægningsudvalget
Ansættelse af kommunaldirektøren
Beslutning vedr. procedure for personaleindplacering
Første drøftelse af principper og modeller for den administrative organisation
23. jan. 2006
2. møde i Sammenlægningsudvalget
Drøftelse og beslutning vedr. overordnet administrativ organisation
30. januar
Ansøgningsfrist for direktørstillingerne
31. jan. - 3. feb.
Samtaler med ansøgerne til direktørstillingerne
13. feb.
Sammenlægningsudvalget behandler indstillingen til direktørstillingerne
6. marts
Direktionen færdiggør detaljeret administrativ organisation
13. marts
Sammenlægningsudvalget behandler forslag til administrativ organisation
31. marts
Frist for at afgive ønsker til afdelingslederstillingerne
21. april
Indplaceringssamtale for - og offentliggørelse af - afdelingslederniveauet.
28. april
Medarbejderne giver 3 ønsker om funktion i de nye kommune
8. maj
Sammenlægningsudvalget behandler forslag til decentral organisering af nogle enheder.
31. maj
Nogle decentrale lederstillinger besættes
30. juni
Medarbejderne er indplaceret i den nye organisation
Den administrative styregruppe konstaterer, at der er udarbejdet et rigtig flot stykke arbejde, hvor stort set alle tænkelige principielle diskussioner er blevet vendt. Derfor har den administrative styregruppe også kun 2 bemærkninger til personalefordelingsmodellen:
· For det første har styregruppen lyttet til ønsker fra medarbejderne om at have viden om, hvem der bliver afdelingsleder, inden de ønsker sig en stilling. Det er honoreret i ovenstående tidsplan – men bemærk at det ikke er ændret i selve modellen, da modellen er arbejdsgruppens afrapportering. Styregruppen har ikke ønsket at ændre i arbejdsgruppens arbejde.
· For det andet: Det er ikke en forglemmelse, at ældreområdet ikke skal omorganiseres i første omgang. Det er derimod en erkendelse af, at det kræver et forvaltningsmæssigt apparat, der er på plads, inden der skal påbegyndes en proces med at ændre organiseringen af hele ældreområdet. Derimod er det indstillingen, at afdelingslederen for ældreområdet udpeges på samme tidspunkt som de øvrige afdelingsledere.
Forslaget i sin fulde længde er vedlagt som bilag.
Økonomi:
Ingen
Forvaltningens bemærkninger:
Ingen
Bilag:
Personalefordelingsmodel for ledere og medarbejdere i den nye Middelfart Kommune.
Kompetence:
Sammenlægningsudvalget
Beslutning:
Godkendt.
Sammenlægningsudvalget
Dato: 9.01.06
Init.: BOSA
Punkt nummer: 10
Forslag til etablering af et sammenlægningssekretariat
J.nr.: 00.18.00 A26, Sagsnr.: 200502053
Præsentation:
Sammenlægningsudvalget skal i løbet af det kommende år træffe en lang række beslutninger vedrørende oprettelsen af den nye kommune (Inddelingsloven § 19, pkt. 12). Sammenlægningsudvalget vil derfor – allerede umiddelbart efter valget – være afhængig af betydelig administrativ bistand.
Den administrative styregruppe foreslår:
· at der etableres et Sammenlægningssekretariat, som skal fungere fra 1.1.06 til 31.12.06. Udgifterne til Sammenlægningssekretariatet afholdes af Sammenlægningsudvalget finansieret ved fordeling gennem kommunernes respektive andel af det statsgaranterede udskrivningsgrundlag for 2006.
Sagsbeskrivelse:
Det foreslås, at Sammenlægningssekretariatet kommer til at bestå af primært 3 personer. Hertil kommer kommunaldirektøren, en løst tilknyttet projektmedarbejder og en Ph. D. studerende. Sekretariatets opgaver bliver overordnet at understøtte Sammenlægningsudvalget og den administrative styregruppe – siden hen kommunaldirektøren og direktionen – med at koordinere sammenlægningen og understøtte Sammenlægningsudvalgets arbejde i al almindelighed.
Det foreslås, at Sammenlægningsudvalget bemyndiger kommunaldirektøren til at konstituere et Sammenlægningssekretariatet.
Sekretariatet referer til kommunaldirektøren, når denne er udpeget.
Sammenlægningssekretariat består af:
· Sekretariatetsleder med en samlet årsnorm på 1924 timer
· Informationsmedarbejder og sekretær med en samlet årsnorm på 962 timer
· Personalemedarbejder svarende til en årsnorm på 962 timer som især skal benyttes i første halvår af 2006
Dertil kommer en løst tilknyttet projektmedarbejder svarende til 962 timer samt en Ph. D. studerende i selvorganisering svarende til 962 timer. Disse indgår ikke i sekretariatets daglige opgaver.
Kommunaldirektøren for den nye kommune vil indgå i sammenlægningssekretariatet, når denne er udpeget.
Sammenlægningssekretariatet skal med praktisk og administrativ bistand understøtte Sammenlægningsudvalget, formanden for Sammenlægningsudvalget, den administrative styregruppe og siden hen kommunaldirektøren og direktionen med følgende opgaver:
· Koordinere beslutningsoplæg fra den øvrige organisation til Sammenlægningsudvalget
· Dagsorden og referater til møderne i Sammenlægningsudvalget
· Den fremtidige administrative struktur samt organisatoriske principper (eks. decentralisering vs. centralisering, ledelsesgrundlag etc.)
· Sekretariatsfunktion for kommunaldirektøren – og siden hen direktionen - for den nye kommune
· Visionsproces
· Borgermøder i relation til strukturreformen
· Indplacering af ledere og medarbejdere
· Personalejuridisk funktion
· Temamøder for Sammenlægningsudvalget
· Andet praktisk arbejde i relation til Sammenlægningsudvalget og direktion
· Værdibaseret ledelse og adfærd i den nye kommune
· Koordinerende rolle i relation til de ”gamle” byråd/kommunalbestyrelser
· Sekretariatet for MT-HSU
· Kommunikation til såvel borgere som medarbejdere om kommunalreformen
· Budget i relation til Sammenlægningsudvalgets udgifter
· Sekretariatsfunktion for forhandlingerne med Fyns Amt
· Etablere et forløb for Sammenlægningsudvalget, så de ”klædes på” til at varetage deres funktion, herunder skal der gives særlig uddannelse af nyvalgte medlemmer.
Medarbejderne i Sammenlægningssekretariatet referer til sekretariatslederen.
Det indstilles, at sekretariatet samles fysisk.
Det skal understreges, at Sammenlægningssekretariatet – som det er skitseret her i en mini udgave – vil være afhængig af bistand fra de eksisterende organisationer. I starten af året vil Sammenlægningsudvalget og -sekretariatet få denne bistand gennem de faglige ledelsesgrupper. Når direktionen er udpeget, overtager direktionen opgaverne fra de faglige ledelsesgrupper, der herefter nedlægges.
Der er ikke kalkuleret med arbejdskraft til betjening af evt. underudvalg til Sammenlægningsudvalget – dvs. §17 stk. 4 udvalg.
Sekretariatetsbetjeningen af de eksisterende byråd/kommunalbestyrelser samt borgmestre bibeholdes i deres regi. I takt med at arbejdet flyttes fra de gamle til den nye kommune skal opgavefordelingen og ressourcetrækket revurderes.
Sekretariatet etableres som et midlertidigt byrådssekretariat for Sammenlægningsudvalget og ophører dermed pr. 1/1-2007, hvor den nye kommune træder i kraft.
Medarbejderne i Sammenlægningssekretariatet skal udlånes fra de eksisterende kommuner til Sammenlægningsudvalget.
Økonomi:
2,5 mio. kr. finansieret som beskrevet i dagsordenens punkt 6.
Den administrative styregruppes bemærkninger:
Fordelen ved at etablere denne model for Sammenlægningssekretariatet er, at der kun skal trækkes et minimalt antal mennesker ud af deres eksisterende opgaver, da oplæggene til Sammenlægningsudvalget forudsættes udarbejdet i de eksisterende organisationer. Derved vil det være lettere at få den daglige drift til at hænge sammen.
Alternativet vil være et Sammenlægningssekretariat med anslået 20 medarbejdere inklusiv den nyudnævnte direktion, der frikøbes til udelukkende at beskæftige sig med sammenlægningen. Ud over at trække uforholdsmæssig meget arbejdskraft ud af de eksisterende organisationer, vil modellen også økonomisk set være dyrere, da der skal anvendes midler til at konstituere medarbejdere i diverse chefstillinger.
Bilag:
Ingen.
Kompetence:
Sammenlægningsudvalget.
Beslutning:
Godkendt.
Sammenlægningsudvalget
Dato: 9.1.2006
Init.: BOSA
Punkt nummer: 11
Vederlag til medlemmer af Sammenlægningsudvalget.
J.nr.: 81.14.10 G01, Sagsnr.: 200502617
Præsentation:
Der skal træffes beslutning om vederlag til 1. næstformand samt diæter til mødet den 20.12.05.
Den administrative styregruppe foreslår:
At første næstformand i Sammenlægningsudvalget oppebærer vederlag svarende til 5% af vederlaget til formanden i 2006 og 10% i de følgende år.
At der ydes diæter i forbindelse med introduktionsdagen den 20.12.05
At øvrige regler om vederlag tages til efterretning.
Sagsbeskrivelse:
Det faste vederlag for medlemskab at et sammenlægningsudvalg udgør kr. 59.159,25 årligt i nutidskroner. Formanden for Sammenlægningsudvalget oppebærer et vederlag for medlemskab på kr. 587.677,00 årligt. Sammenlægningsudvalget kan træffe beslutning om, at første næstformand kan oppebære vederlag svarende til 10% af vederlaget til formanden. Hvis næstformanden samtidig er formand eller næstformand for en kommunalbestyrelse udgør vederlaget dog kun 5%. Beslutningen skal træffes senest i 1. kvartal af funktionsperioden – d.v.s. inden udgangen af marts måned 2006.
Der kan ikke ydes vederlag til 2. næstformand.
Hvis et medlem af et sammenlægningsudvalg samtidig er medlem af en kommunalbestyrelse reduceres det faste vederlag med 75%. Hvis formanden for Sammenlægningsudvalget samtidig er borgmester reduceres det faste vederlag med 75% af borgmestervederlaget.
Det faste vederlag reduceres med kr. 23.663,70 årligt, såfremt et medlem i stedet vælger at modtage dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. Tabt arbejdsfortjeneste kan maksimalt udgøre kr. 1.800,00 pr. dag.
Hvis et medlem ønsker at modtage dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste, skal valget foretages senest den 1. februar 2006. Hvis man er medlem af såvel et Byråd/Kommunalbestyrelse som af Sammenlægningsudvalget, skal medlemmet vælge enten at modtage vederlag eller tabt arbejdsfortjeneste, som herefter er gældende for begge hverv. Et sådant valg er gældende for et kalenderår ad gangen.
Hvis medlemmet af sammenlægningsudvalget har hjemmeboende børn under 10 år, ydes et tillægsvederlag på kr.11.831,85 årligt.
Alle nyvalgte eller genvalgte medlemmer har ret til diæter (eventuel erstatning for tabt arbejdsfortjeneste) for deltagelse i det konstituerende møde. Det gælder også borgmestrene for de siddende kommunalbestyrelser.
Hvis der skal udbetales diæter for introduktionsdagen den 20.12.05 kræver det, at Sammenlægningsudvalget, når det er beslutningsdygtigt, med tilbagevirkende kraft beslutter, at der skal udbetales mødediæter. Mødediæterne kan først udbetales efter beslutningen er truffet.
Herudover kan der ikke udbetales mødediæter til medlemmer af Sammenlægningsud-valg/Kommunalbestyrelser.
Økonomi:
Vederlaget til første næstformand betyder en årlig udgift på kr. 29.384,00 fra 1. januar 2006.
Diæter for mødet den 20.12.05 udgør 8875 kr.
Beløbene indgår i det afsatte budget til Sammenlægningsudvalget.
Forvaltningens bemærkninger:
Ingen bemærkninger.
Bilag:
Ingen
Kompetence:
Sammenlægningsudvalget.
Beslutning:
Godkendt.
Sammenlægningsudvalget
Dato: 9.1.06
Init.: BOSA
Punkt nummer: 12
Underskriftsbemyndigelse / tegningsret for Sammenlægningsudvalget
J.nr.: 00.18.00 A01, Sagsnr.: 200502602
Præsentation:
Sammenlægningsudvalget skal bemyndige et antal personer til at kunne skrive under på Sammenlægningsudvalgets vegne.
Forvaltningen indstiller:
· at underskriftsbemyndigelse / tegningsret for sammenlægningsudvalget gives til:
1. Sammenlægningsudvalgets formand
Stedfortrædere: Sammenlægningsudvalgets næstformænd
2. Den nye Middelfart Kommunes kommunaldirektør
Stedfortræder: Centralforvaltningsdirektøren for den nye Middelfart Kommune
Sagsbeskrivelse:
I styrelseslovens § 32 og 33 er det præciseret at Kommunalbestyrelsen (Sammenlægningsudvalget) skal bemyndige et antal personer til at underskrive f.eks. dokumenter vedrørende handel med fast ejendom.
Styrelsesloven
§ 32. Dokumenter vedrørende kommunens køb og salg af fast ejendom, optagelse af lån og påtagelse af garantiforpligtelser skal underskrives af kommunalbestyrelsens formand eller næstformand (næstformænd) og en person, der er bemyndiget dertil af kommunalbestyrelsen, jf. dog stk. 2.
Stk. 2. I kommuner, der styres efter reglerne i § 64 eller § 64 a, kan de dokumenter, der er nævnt i stk. 1, tillige underskrives af magistratsmedlemmer eller udvalgsformænd og en person, der er bemyndiget dertil af kommunalbestyrelsen.
§ 33. Når kommunalbestyrelsens næstformand fungerer i formandens forfald, overtager han samtlige opgaver, der er pålagt formanden ved denne lov og kommunens styrelsesvedtægt.
Økonomi:
Ingen
Forvaltningens bemærkninger:
Ingen
Bilag:
Ingen
Kompetence:
Sammenlægningsudvalget
Beslutning:
Godkendt.
Sammenlægningsudvalget
Dato: 9.1.06
Init.: BOSA
Punkt nummer: 13
Identifikation af punktet: Sammenlægningsudvalgets løbende opfølgning på de sammenlagte kommunalbestyrelsers økonomiske dispositioner.
J.nr.: 00.01.00 S00, , Sagsnr.: 200600020
Præsentation:
Sammenlægningsudvalget skal løbende følge op på de sammenlagte kommuners økonomiske dispositioner, herunder godkende :
· tillægsbevillinger til driftsbudgettet
· tillægsbevillinger til rådighedsbeløb på anlægsbudgettet. Sammenlægningsudvalget kan fastsætte en ’bagatelgrænse’ på 0,5 mio. kr. for behandling
· kontrakter og aftaler samt iværksættelse af anlægsprojekter, der strækker sig ind i 2007 og er på over 0,5 mio. kr.
Endvidere kan Sammenlægningsudvalget ændre beslutninger truffet i forbindelse med budgetlægningen for 2006 og stille krav om nedsættelse af afsatte bevillinger på budgettet. Deadline for eventuelle ændringer er 15. februar 2006.
Endelig skal Sammenlægningsudvalget løbende orienteres om økonomien i de kommuner, der sammenlægges.
Forvaltningen indstiller:
Den administrative styregruppe foreslår, at :
· behandling af tillægsbevillinger i Sammenlægningsudvalget foretages i overensstemmelse med bekendtgørelsen, idet der fastsættes en ’bagatelgrænse’ på 0,5 mio. kr. for rådighedsbeløb til anlæg.
Sagsbeskrivelse:
Sagen er lovbestemt i medfør af ”Lov om revision af den kommunale inddeling”, § 20, med tilhørende ”Bekendtgørelse om regulering af væsentlige økonomiske dispositioner i kommunerne i 2006”. Bekendtgørelsen indeholder regelsæt for regulering af drifts- og anlægsområderne samt afgivelse af oplysninger om økonomiske forhold i øvrigt.
På driftsområdet kan Sammenlægningsudvalget pålægge sammenlægningskommunerne at nedsætte bevillinger afsat på budgettet for 2006, uanset bevillingens størrelse.
Kontrakter, der har udgiftsmæssige konsekvenser på mere end 0,5 mio. kr. for perioden efter 1. januar 2007, skal godkendes af Sammenlægningsudvalget.
På anlægsområdet kan Sammenlægningsudvalget nedsætte rådighedsbeløb i Budget 2006. De ved budgetlægningen for 2006 oplyste grænseværdier på 90 % af budgetoverslaget fra Budget 2005, dog minimum 1.000 kr. pr. indbygger, er alene vejledende for Sammenlægningsudvalget.
Anlægsprojekter, der strækker sig ind i 2007 eller senere, og som medfører udgifter på over 0,5 mio. kr., skal godkendes af Sammenlægningsudvalget.
Sammenlægningsudvalget skal godkende tillægsbevillinger til rådighedsbeløb for igangværende projekter, nye projekter, overførsler fra tidligere år samt omprioriteringer. Godkendelse omfatter også anlægsindtægter, herunder salg af fast ejendom. Sammenlægningsudvalget kan fastsætte en ’bagatelgrænse’ på 0,5 mio. kr. for behandling.
Bekendtgørelsen fastsætter endvidere de nærmere regler for, hvilke oplysninger mv. kommunalbestyrelserne i de sammenlagte kommuner skal meddele Sammenlægningsudvalget.
De sammenlagte kommuner skal løbende indsende en række økonomiske oplysninger til Sammenlægningsudvalget, jf. nedenstående oversigt :
Deadline Krav
10. januar 2006
Sammenlægningskommunerne fremsender :
· Budget 2006.
· Oversigt over likvid beholdning mv. ultimo 2005.
· Oversigt over kontrakter indgået fra 15.10.05 til 01.01.06.
15. februar 2006
Sammenlægningsudvalget udmelder eventuelle ændringer til sammenlægningskommunernes Budget 2006 vedr. drift og anlæg.
20. i hver måned
Sammenlægningskommunerne fremsender :
· Oversigt over likvid beholdning mv. ultimo måneden.
· Oversigt over nye kontrakter.
· Opgørelse over akkumulerede bevægelser på regnskabet (månedsregnskab).
I forbindelse med til-lægsbevillinger, ind-gåelse af kontrakter mv.
Ansøgning indsendes til sammenlægningsudvalget efter kommunalbestyrelsens godkendelse. Iværksættelse kan først ske efter Sammenlægningsudvalgets godkendelse.
Økonomi:
Ingen.
Forvaltningens bemærkninger:
Ingen.
Bilag:
Ingen.
Kompetence:
Sammenlægningsudvalget.
Beslutning:
Godkendt.
Sammenlægningsudvalg
Dato: 9.01.06
Init.: BOSA
Punkt nummer: 14
Genåbning af budget 2006
J.nr.:00.18.00 Ø02, Sagsnr.: 200600006
Præsentation:
På baggrund af en stigning i kommunernes serviceudgifter som er højere end aftalt mellem KL og Regeringen er kommunerne anmodet at genåbne budget 2006.
Forvaltningen indstiller:
o at Sammenlægningsudvalget anmoder Ejby, Nørre Aaby og Middelfart kommuner at udarbejde forslag til besparelser på servicevæksten på henholdsvis 2,3 mio. kr., 4,1 mio. kr. og 13,9 mio. kr., som kan sikre en overholdelse af begrænsningen på 2,7% i servicevækst i løbende priser.
o at de tre kommunalbestyrelser meddeler Sammenlægningsudvalget deres forslag til besparelser senest d. 7.2.06
Sagsbeskrivelse og økonomi:
Finansministeren samt Indenrigs- og sundhedsministeren har 21. December 2005 sendt brev til alle Kommunalbestyrelser og Sammenlægningsudvalg vedrørende kommunernes budgetter for 2006, idet stigningen i serviceudgifter for alle kommuner er 2 mia. kr. større end det er aftalt mellem KL og Regeringen. Det er derfor ministrenes holdning, at den kommunale økonomi skal bringes tilbage på sporet, da det ellers vil komplicere budgetlægningen for de kommende år. Dette vil efter regeringens opfattelse være tilfældet med en servicevækst på 2,7%.
Regeringen anmoder derfor samtlige kommuner om at gennemgå og tilpasse budgetterne med henblik på at udgiftsniveauet i kommunerne i 2006 bringes i overensstemmelse med det aftalte. Efter gennemgangen skal kommunerne senest d. 15. februar 2006 indberette ændringer til de oprindelige budgetter for 2006 til Indenrigs- og sundhedsministeriet.
I de kommuner, der er omfattet af sammenlægninger, vil de politiske beslutninger også skulle træffes i sammenlægningsudvalgene og d. 19. December 2005 underskrev Indenrigs- og sundhedsministeren en bekendtgørelse[3], hvori Sammenlægningsudvalget får beføjelser til at:
o pålægge byråd og kommunalbestyrelser at nedsætte rådighedsbeløb til anlægsprojekter afsat på budget 2006. Samtidig skal et sådan pålæg ledsages af et forslag til hvor nedsættelsen skal ske (på hovedfunktionsniveau).
o godkende kommunernes anlægsprojekter der strækker sig ind i 2007 eller senere og som er over 0,5 mio. kr. forud for iværksættelsen.
o godkende kommunernes indgåelser af kontrakter der indebærer udgiftsmæssige bindinger i 2007 og efterfølgende år.
o godkende støtte på over 0,5 mio. kr. etablering af selskaber eller eksisterende selskaber, foreninger eller lign. der har til formål at iværksætte anlægsvirksomhed.
o godkende positive og negative tillægsbevillinger til rådighedsbeløb på anlægsbudgettet for 2006 forud for iværksættelsen, dog en bagatelgrænse på maksimalt 0,5 mio. kr.
o pålægge byråd og kommunalbestyrelser at nedsætte driftsbevillinger på budget 2006. Samtidig skal et sådan pålæg ledsages af et forslag til hvor nedsættelsen skal ske (på hovedfunktionsniveau).
o godkende positive og negative tillægsbevillinger til driftsbevillinger for 2006 forud for iværksættelsen, dog en bagatelgrænse på maksimalt 0,5 mio. kr.
Derudover indeholder bekendtgørelsen en beskrivelse af de økonomiske opgørelser som de enkelte kommuner skal levere til Sammenlægningsudvalget. Disse behandles særskilt som punkt 13.
Finansministeren samt Indenrigs- og sundhedsministerens beregninger viser at servicevæksten i 2006 for samtlige kommuner har været 4,2%. Hvor den tilladte vækst i følge regeringen er 2,7%. For Ny Middelfart har servicevæksten gennemsnitligt været 4,7%. Dette betyder, at Ny Middelfart skal nedbringe væksten i budgettet med samlet set 20,3 mio. kr. Fordelingen på de tre kommuner ses af nedenstående tabel.
Såfremt gennemgangen af kommunernes budgetter ikke giver det forudsatte resultat (inddækning af de 2 mia. kr.) vil der kunne modregnes et beløb i statstilskuddet for 2006 efter andelen af beskatningsgrundlaget. Det vil for Ny Middelfart betyde nedenstående regnestykke, hvis man antager, at der vil ske en generel reducering af bloktilskuddet i alle kommuner.
Der kan dog også blive tale om individuel regulering af bloktilskuddet, hvis eksempelvis nogle kommuner har reduceret budgettet, mens andre ikke har. Modregning vil udover beskatningsgrundlaget også kunne tage udgangspunkt i den relative andel af udgiftsvæksten fra 2005 til 2006 eller en kombination af de to.
En reduktion af bloktilskuddet er tabte penge for kommunen i modsætning til hvis man selv finder besparelserne.
Senest 15. februar 2006 skal kommunerne have indberettet deres budgetjusteringer til Indenrigs- og sundhedsministeriet. Ultimo februar 2006 vil regeringen vurdere behovet for en reduktion af bloktilskuddet.
Forvaltningens bemærkninger:
Det er alene besparelser på servicevæksten som kan sikre en overholdelse af en servicevækst på 2,7% dvs. at besparelser på de budgetgaranterede områder[4] og de brugerfinansierede områder ikke kan medregnes.
Der er flere muligheder for at leve op til en begrænsning af servicevæksten:
o regulære driftsbesparelser på udvalgte ikke-budgetgaranterede og ikke-brugerfinansierede områder, til brug for valg af relevante områder kan nøgletal og Vaterpas-rapporten benyttes.
o undlade at gennemføre prisfremskrivning på budgetterne til varekøb og tjenesteydelser (hovedarterne 2 og 4).
o flytte eventuelle budgetbeløb fra driftsbudgettet til anlægsbudgettet, dette kræver dog at beløbene fejlagtigt er opført som driftsbudgetter og opfylder reglerne i Indenrigs- og sundhedsministeriets i budget- og regnskabssystem.
o gennemføre en ligelig fordelt besparelse på alle budgetter, den såkaldte grønthøstermodel.
o gennemføre en harmonisering af skattefinansierede takster mellem de tre kommuner på højeste niveau.
Bilag:
Ingen
Kompetence:
Sammenlægningsudvalget
Beslutning:
Godkendt.
Sammenlægningsudvalg
Dato: 9.01.06
Init.: BOSA
Punkt nummer: 15
Udpegelse af repræsentanter til at forhandle med amtet om fordeling af aktiver, passiver og medarbejdere
J.nr.: 00.18.00 A21, Sagsnr.: 200501593
Præsentation:
Sammenlægningsudvalget skal udpege repræsentanter til at forhandle med amtet om fordeling af aktiver, passiver og medarbejdere.
Den administrative styregruppe foreslår:
At Sammenlægningsudvalget udpeger 2-3 repræsentanter til at forestå forhandlingerne omkring aftaleudkastet til de møder, hvor der er politisk deltagelse.
Sagsbeskrivelse:
Den 1. januar 2006 skal hvert amt fremlægge et aftaleudkast indeholdende amtets forslag til, hvordan amtets medarbejdere og amtets aktiver og passiver, rettigheder og pligter skal fordeles mellem staten, regionen og kommunerne i amtet. Da forhandlingerne indledes i januar skal sammenlægningsudvalget udpege repræsentanter til forhandlinger.
I bemærkninger til procedureloven fremgår det, at:
- Det er et krav, at Sammenlægningsudvalget vælger repræsentanter på et møde i Sammenlægningsudvalget
- Der er ikke fast regler om antallet af repræsentanter, men amtet kan af ordensmæssige hensyn fastsætte begrænsninger på antallet af repræsentanter.
- Repræsentanterne skal være undergivet instruktionsbeføjelse
- Repræsentanterne skal løbende sikre, at de har det fornødne mandat fra Sammenlægningsudvalget til deres dispositioner under forhandlingerne
- En aftale som tiltrædes af repræsentanterne, vil være bindende for Sammenlægningsudvalget
Fyns Amt henstiller til ca. 2-3 deltagere pr. myndighed samt evt. sekretariatsbistand. I møderne med politisk deltagelse, deltager fra Fyns Amts side:
- Amtsborgmesteren
- Fungerende direktør
- Teknisk ansvarlige for aftaleudkastets indhold
Dertil kommer sekretariatsbistand.
Møderækken er – indtil videre - som følger:
9. jan.:
Startmøde mellem forhandlingsparterne, politiske deltagelse – aftale om forløb og spilleregler
23. jan.
- 15. feb.
Bilaterale kontakter mellem myndighederne
31. jan.
Møde med Carl Holst.
17. feb.:
Administrativ fællesdrøftelse mellem forhandlingsparterne
14. marts
- 15. marts
Politisk forhandling
28. marts
- 29. marts
Afsluttende politisk behandling (hvis der er behov)
Økonomi:
Ingen.
Bilag:
Ingen
Kompetence:
Sammenlægningsudvalget
Beslutning:
Steen Dahlstrøm, Claus Hansen samt kommunaldirektøren blev udpeget til forhandlingsdelegation.
Sammenlægningsudvalg
Dato: 9.01.06
Init.: BOSA
Punkt nummer: 16
Forslag til visionsproces
J.nr.: 00.18 P22, Sagsnr.: 200500383
Præsentation:
Forslag til visionsproces og afholdelse af offentligt møde om visionsoplæg
Den administrative styregruppe foreslår:
- At der igangsættes en proces hvor forslag til vision sendes til høring blandt borgerne
- At der afholdes borgermøde ultimo februar 06 – eks. den 23.02.06
Sagsbeskrivelse:
Den politiske styregruppe har på sit møde den 16. februar 2005 drøftet muligheden for at opstarte et arbejde med en vision for Ny Middelfart Kommune. Den 13. juni 2005 afholdte kommunalbestyrelses- og byrådsmedlemmerne i Nørre Aaby, Ejby og Middelfart et visionsseminar. Visionsseminaret tog udgangspunkt i et oplæg om de udfordringer, som de nye kommuner står over for i disse år. Herefter blev en række forskellige emner, der kunne være relevante for visionen drøftet.
Efter drøftelserne, og på baggrund heraf, blev et forslag til vision udarbejdet af Niras Konsulenterne. Det er siden tilrettet og husstandsomdelt under titlen ”Middelfart Kommune – nu og i fremtiden”.
Visionen baseres bl.a. på, at Ny Middelfart er et stadigt mere attraktivt område, der udvikles i dialog med mange parter. Visionen behandler temaerne:
· Struktur (eksempelvis at Middelfart er hovedby),
Service, kvalitet og pris (eksempelvis at servicesektoren- og udbuddet tilrettelægges i en balance mellem kvalitet og behov)
Erhvervsudvikling (eksempelvis at Ny Middelfart Kommune er orienteret mod og en integreret del af Trekantområdet)
Bosætning (eksempelvis at Ny Middelfart Kommune er det mest attraktive bosætningsområde pga. et bredt og varieret udbud af boligtyper)
Kultur (eksempelvis at Ny Middelfart Kommune understøtter udvikling af "Fyrtårne")
Administration og service (eksempelvis at enhver opgave løses effektivt i en effektiv, slank og udviklingsorienteret organisation)
Det politiske fællesmøde har den 18. august 2005 indstillet, at udkastet til vision behandles af Sammenlægningsudvalget i 2006 og derefter skal ud i høring før endelig vedtagelse. Det foreslås, at processen foretages efter planlovens bestemmelser, så visionsarbejdet kan passes ind i kommunens øvrige planlægning. Der er udarbejdet et bilag som beskriver sammenhængen med den øvrige planproces.
På den baggrund foreslås det, at der igangsættes en visionsproces.
Der skal snarest muligt fastsættes en dato for et borgermøde.
Økonomi:
150.000 kr. – der er afsat økonomi i forbindelse med dagsordenens punkt 6.
Bilag:
Vision for Ny Middelfart Kommune
Sammenlægningsudvalgets vision – sammenhæng set i forhold til det fremtidige kommuneplanarbejde i Middelfart Kommune.
Kompetence:
Sammenlægningsudvalg
Beslutning:
Godkendt. Dato for borgermøde fastsættes senere.
--------------------------------------------------------------------------------
[1] Andel beregnet ud fra udskrivningsgrundlag dvs. Nr. Aaby 0,09%, Ejby 0,15% og MF 0,38% KL tabel G 1.12 2005
[2] En PHD studerende, 0,5 HK stilling, 0,5 projektleder, 0,5 personalemedarbejder, 1 sekretariatsleder og 1 kommunaldirektør
[3] Bekendtgørelse om regulering af væsentlige økonomiske dispositioner i kommunerne i 2006”. Bekendtgørelse nr. 0 af 19. december 2005.
[4] Budgetgaranterede områder: Kontanthjælp og aktivering, Ledighedsydelse, Førtidspension, Erhvervsgrunduddannelse og Integration