23. januar 2006
Åbent møde
Sammenlægningsudvalget
Dato: 23.01.05
Init.: BOSA
Punkt nummer: 20
Proces vedr. politisk og administrativ organisation
J.nr.: 00.18.00 A26, Sagsnr.: 200501865
Præsentation:
I henhold til inddelingslovens § 19, nr. 1 og 7 skal Sammenlægningsudvalget dels vedtage de nærmere regler om styrelsen af den nye kommunes anliggender i en styrelsesvedtægt og dels træffe bestemmelse om indretning af den nye kommunes administration.
Kommunaldirektøren foreslår:
- At Sammenlægningsudvalget drøfter den politiske organisering under hensyntagen til, at den først endeligt skal fastlægges i styrelsesvedtægten
- At de kommende stående udvalg, der oprettes for 2007, i 2006 får status af faglige arbejds- og forberedelsesudvalg for Sammenlægningsudvalget
- At der udover kommunaldirektøren samt tilhørende stabe etableres fire forvaltninger med hver sin direktør i henhold til vedlagte organisationsskitse fra kommunaldirektøren.
- At den kommende direktion arbejder videre med kommunaldirektørens forslag til detaljeret organisering af den øvrige organisation.
Sagsfremstilling:
Det foreslås, at der oprettes følgende udvalg:
· Økonomiudvalg med 9 medlemmer
· Beskæftigelses- og arbejdsmarkedsudvalg med 5 medlemmer
· Skoleudvalget med 5 medlemmer
· Børn– unge og fritidsudvalg med 7 medlemmer
· Teknik- og ejendomsudvalget med 5 medlemmer
· Miljø- og Forsyningsudvalg med 5 medlemmer
· Ældre- og aktivitetsudvalget med 5 medlemmer
· Handicap – Psykiatri og sundhedsudvalg med 7 medlemmer
· Anbringelsesudvalg (§ 18 udvalg) med 3 politiske medlemmer samt 2 øvrige
I 2005 har der - på mandat fra det politiske fællesmøde den 15. marts 2005 – administrativt været arbejdet med forslag til principper- og modeller for organisering af Ny Middelfart Kommune. Den administrative styregruppe præsenterede derfor ”forslag til forskellige administrative principper- og modeller for den nye Middelfart Kommune” for det politiske fællesmøde den 18. august 2005, der besluttede at sende notatet i høring i det midlertidige tværgående hovedsamarbejdsudvalg. Der er indkommet høringssvar fra MT-HSU samt en række faglige organisationer.
I ”Personalefordelingsmodel for ledere og medarbejdere i den nye Middelfart Kommune”, er der inkluderet en tids- og handleplan for drøftelserne af den administrative organisation. Det indbefatter, følgende:
- Sammenlægningsudvalget drøftede på sit førte møde i januar 2006 det udarbejdede principoplæg samt de indkomne høringssvar. Kommunaldirektøren fik herefter som en af sine første embedsgerninger til opgave at fremkomme med forslag til den overordnede administrative organisation på andet møde i januar med angivelse af antal direktører, den overordnede opgaveportefølje for den enkelte direktør samt oversigt over det forventede antal afdelinger og stabe i relation til de enkelte direktørområder.
- På andet møde i Sammenlægningsudvalget den 23. januar træffes beslutning om den overordnede administrative organisation for den nye Middelfart Kommune. Derefter igangsættes processen for direktørniveauet. Det forudsættes, at der sikres parallelitet i forhold til beslutninger omkring den politiske organisation.
- Direktionen – når denne er udpeget - udarbejder forslag til deltaljerede organisationsplaner for den administrative organisation. Forslaget behandles i Sammenlægningsudvalget hvorefter, der opstartes en proces med besættelse af stillinger for den øvrige organisation i henhold til den beskrevne model.
Økonomi:
Ingen.
Bilag:
Forslag til forskellige administrative principper- og modeller for den nye Middelfart Kommune
Høringssvar
Kommunaldirektørens foreløbige forslag til overordnet administrativ struktur.
Kompetence:
Sammenlægningsudvalget
Beslutning:
Vedtaget som foreslået.
Sammenlægningsudvalget
Dato: 23.01.06
Init.: HOA
Punkt nummer: 21
Konverteringsaftale med KMD indgået i forbindelse med kommunesammenlægning.
J.nr.: 00.18.02G01 Sags nr.: 200500914
Præsentation:
Byråd/kommunalbestyrelser i Middelfart, Ejby og Nr. Åby godkendte ultimo maj 2005, at der blev indgået en aftale med KMD om harmonisering og konvertering af IT-systemer/data, da kommunesammenlægningen pr. 1.1.2007 nødvendiggør, at de IT-systemer, der indgår i den nuværende specifikke opgaveløsning i kommunerne og amtet, skal overgå til driftsafvikling i Ny-Middelfart Kommune.
Forvaltningen indstiller:
At den tidligere trufne beslutning i byråd/kommunalbestyrelser i Middelfart, Ejby og Nr. Åby godkendes af Sammenlægningsudvalget.
Sagsbeskrivelse ved godkendelse i Byråd/Kommunalbestyrelser ultimo maj 2005:
Kommunesammenlægningen pr. 1.1.2007 nødvendiggør, at de IT-systemer der indgår i den nuværende specifikke opgaveløsning i kommunerne og amtet skal overgå til driftsafvikling i Ny-Middelfart kommune.
En meget stor del af IT-systemerne driftsafvikles ved KMD og med udgangspunkt i indledende drøftelser omkring den kommende harmonisering og konvertering har KMD udarbejdet et udkast til konverteringsaftale.
Konverteringsaftalen tager udgangspunkt i et standardkoncept der er udarbejdet af KMD og aftalen indeholder gensidige forpligtigelser mellem kommunerne og KMD, herunder nedsættelse af styregruppe, projektledelse og arbejdsgrupper.
Der vedlægges notat udarbejdet af den fælles IT-gruppe.
Den samlede aftale beror på sagen.
Økonomiske konsekvenser:
På grundlag af valgte reformmodeller og moduler er der beregnet en samlet betaling til KMD på kr. 8.722.000, hvoraf kr. 850.000 afregnes i 2006 og de resterende 7.872.000 i 2007.
Herudover anbefales det, at der afsættes en samlet pulje på kr. 800.000 der kan frigives efter godkendelse i den administrative styregruppe.
Udgiften i 2006 fordeles efter indbyggertal pr. 1.1.2005, med følgende beløb:
Middelfart kr. 482.000
Nørre Aaby kr. 131.500
Ejby kr. 236.500
Udgiften i 2007, samt eventuelle tilkøb budgetlægges og afregnes i Ny-Middelfart.
Indstilling:
Den politiske styregruppe fremsender sagen til byråd/kommunalbestyrelser med anbefaling af:
at den fremsendte konverteringsaftale med KMD godkendes.
at der i budget 2006 medtages kommunes andel af betaling i 2006.
at der kan foretages tilkøb til kontrakten indenfor en samlet ramme på kr. 800.000.
Bilag:
Indstilling - IT sammenlægningsprojekt
Forvaltningens bemærkninger:
Kompetence:
Sammenlægningsudvalget.
Beslutning:
Godkendt.
Sammenlægningsudvalget
Dato:23.01.06
Init.: PR
Punkt nummer: 22
Stadfæstelse af tidligere udmelding om ønsket jobcentertype
J.nr.: 15.00.00A21 Sagsnr.: 200500853
Præsentation:
Stillingtagen til, hvorvidt der ønskes en ændret tilkendegivelse af valg af B - Jobcenter.
Forvaltningen indstiller:
At ønsket om et B-jobcenter fastholdes, idet forudsætningerne for valget mellem et B og C Jobcenter er uændrede.
Sagsbeskrivelse:
I den fremtidige kommunestruktur vedrørende beskæftigelsesindsatsen flytter den statslige arbejdsformidling ( AF ) og kommunerne sammen i Jobcentre. I ca. 10 kommuner vil den statslige beskæftigelsesindsats være delegeret til Kommunalbestyrelserne. Jobcentrene i disse kommuner betegnes pilotjobcentre eller C- jobcentre.
I det oprindelige udkast for den fremtidige beskæftigelsesindsats var lagt op til 3 forskellige jobcentre .
Et A-Jobcenter med begrænsede opgaver for de forsikrede ledige, og fuld kommunal opgavevaretagelse. Delt ledelse mellem stat og kommune.
Et B-Jobcenter: Fuld opgavevaretagelse for de forsikrede ledige og fuld kommunal opgavevaretagelse. Delt ledelse mellem stat og kommune.
Et C- Jobcenter med fuld opgavevaretagelse af såvel forsikrede som ikke forsikrede ledige, men udelukkende med kommunal ledelse.
Ud fra disse forudsætninger tilkendegav Kommunalbestyrelserne i Middelfart – Ejby og Nørre Aaby kommuner i april 2005, at det ville være naturligt at placere et B- Jobcenter i Ny Middelfart kommune, da kommunen geografisk ligger centralt placeret i den nye syddanske region ligesom Ny Middelfart vil være garanten for den faglige bæredygtighed i forhold til de forsikrede ledige.
Der er imidlertid efterfølgende foretaget den ændring, at A-Jobcentre er bortfaldet. Beskæftigelsesministeren har af hensyn til Sammenlægningsudvalgene forlænget fristen for tilkendegivelse af, hvilken jobcentertype der ønskes til den 1. februar 2006.
Ministeren vil ud fra de indkomne tilkendegivelser i løbet af februar 2006 udpege de kommuner, som får et C- Jobcenter.
På trods af at A-Jobcentre er bortfaldet er forudsætningerne for enten et B-Jobcenter eller et C-Jobcenter ikke ændret, hvorfor der indstilles til, at tidligere tilkendegivelse fastholdes.
Økonomi:
Ingen.
Forvaltningens bemærkninger:
Ingen.
Bilag:
Ingen.
Kompetence:
Sammenlægningsudvalget.
Beslutning:
B-jobcenter fastholdes.
Sammenlægningsudvalget
Dato:23.01.06
Init.:TK
Punkt nummer: 23
Ny fælles hovedstruktur for Trekantområdet Danmark
J. nr.: 00.18.00P15, Sagsnr.: 200502127
Præsentation:
Sagen om en "Ny hovedstruktur for Trekantområdet" sendes til behandling i sammenlægningsudvalget. Sagen indstilles til behandling i sammenlægningsudvalget af Trekantområdets udvidede borgmestermøde .
Forvaltningen indstiller:
Trekantområdet Danmarks udvidede borgmestermøde indstiller
§ at vedlagte oplæg om ”Ny hovedstruktur for Trekantområdet Danmark” tiltrædes som fælles grundlag for det videre arbejde med fælles kommuneplanlægning i Trekantområdet,
§ at kommunerne stiller medarbejdere til rådighed for projektet og at omkostninger til konsulentbistand, analyser, trykning, mm finansieres forholdsmæssigt mellem kommunerne efter indbyggertal.
§ at Ny Billund indgår i det forberedende arbejde om Trekantområdets fælles hovedstruktur.
Enslydende indstillinger behandles i Fredericia, Ny Kolding, Ny Middelfart, Ny Vejen, Ny Vejle, samt Ny Billund.
Sagsbeskrivelse:
Med strukturreformen og den efterfølgende ændring af Lov om planlægning skal kommunerne inden udgangen af 2009 have vedtaget en ny kommuneplan. Der skal udarbejdes en ny fælles hovedstruktur i et nyt geografisk område med nye emner som f.eks. planlægningen af det åbne land og visse miljøforhold, der overgår fra amterne til kommunerne. Der er således tale om en helt ny hovedstruktur for Trekantområdets kommuner.
Udarbejdelsen af kommuneplanen er en forholdsvis lang planproces, der er fastlagt i Lov om planlægning. Den strækker sig fra udarbejdelsen af en planstrategi over udarbejdelse af planredegørelser til endelig vedtagelse af hovedstruktur, retningslinier og rammer. Af vedlagte oplæg fremgår det, at det er absolut nødvendigt, at processen indledes primo 2006 for at kunne være endeligt afsluttet i kommunerne ultimo 2009.
Derfor forelægges arbejdsprogrammet allerede sammenlægningsudvalgene/byrådet i Fredericia her ved årets start. En stillingtagen til selve indholdet i planstrategi og hovedstruktur vil først blive taget i de nye byråd i 2007 og 2008. Herudover skal sammenlægningsudvalgene medio 2006 træffe beslutning, om de skal være med i Trekantområdet Danmark fra den 1/1 2007.
Da der er tale om den første kommuneplan for de nye storkommuner, er der i processen taget højde for, at der parallelt med det fælles planarbejde foregår en intern afklaring af de nye kommunes strukturer og muligheder. Derfor er der i oplægget lagt vægt på et meget tæt samspil mellem det fælles kommuneplanarbejde og de enkelte kommuners egne planaktiviteter.
Som afsæt for det fælles planarbejde skal der foreligge et fælles videns- og datagrundlag for de nye kommuner. Derfor er der allerede på teknikerniveau taget initiativer til en samordning af de data der findes i de nye og gamle kommuner og det materiale som skal ”overtages ” fra de fire amter, som i dag dækker planlægningen af det åbne land i Trekantområdet.
Oplæggets sidste del rummer et oplæg til hovedemner i det fremtidige fælles planarbejde. Disse emner vil blive endeligt fastlagt i dialog med sammenlægningsudvalgene i processen omkring udarbejdelsen af planstrategien. Det er hensigten, at præsentere et oplæg til strategi i forbindelse med Trekantområdets årskonference og arrangementet Innozone.dk den 10-11. maj 2006 i Fredericia Idrætscenter.
Oplægget er udarbejdet af en tværkommunal arbejdsgruppe med deltagere fra de fremtidige nye kommuner i Trekantområdet. Indstillingen er tiltrådt af Trekantområdets direktion den 31/10 og på det udvidede borgmestermøde den 23/11 2005, hvor også borgmestrene fra de 9 kommuner som sammenlægges med Trekant-kommuner var indbudt. Billund-Grindsted kommune har i august 2005 anmodet om optagelse i Trekantområdet og indbydes derfor også til at deltage i dette forberedende arbejde.
Økonomi:
De fælles udgifter for hovedstrukturarbejdet dækkes af de kommunale plankonti efter en fordelingsnøgle hvor forholdet ”indbyggerantal” indgår.
Middelfart Kommunes andel er pt. ca. 11%. De samlede udgifter er i følge forslaget på samlet under 1 mio. kr., hvilket giver en årlig udgift til Middelfart Kommune på ca. 100.000 kr. for hhv. 2006 og 2007.
Forvaltningens bemærkninger:
Kommuneplangruppen i gl. Middelfart Kommune har drøftet oplægget og kan sige god for oplægget.
Bilag:
Oplæg af 14.12.2005 om ”NY HOVEDSTRUKTUR FOR TREKANTOMRÅDET DANMARK – fra strategi til fælles kommuneplan inden 2009”.
Kompetence:
Sammenlægningsudvalget
Beslutning:
Vedtaget som indstillet af Trekantområdets udvidede borgmestermøde.
Sammenlægningsudvalget
Dato:23.01.06
Init.:MMW
Punkt nummer: 24
Valg af delegerede til KL’s delegeret møde
Præsentation:
Sammenlægningsudvalget skal tage stilling til valg af delegerede til KL’s delegeretmøde 2006. Der skal vælges 6 delegerede fra Ny Middelfart Kommune.
Forvaltningen indstiller:
Der vælges 6 delegerede fra Sammenlægningsudvalget.
Sagsbeskrivelse:
Rammerne for udvælgelsen af delegerede til KL’s delegeretmøde 2006 er følgende:
· At der som delegerede kun kan vælges medlemmer af sammenlægningsudvalgene.
· At der til delegeretmøde kan vælges det samme antal delegerede, som de sammenlæggende kommuner i alt ville kunne have udpeget hver for sig. Det svarer til 6 delegerede fra Ny Middelfart Kommune.
At valget foretages efter forholdstalsvalgmetoden medmindre, at der i sammenlægningsudvalget er enighed om en anden fremgangsmåde.
Supplerende oplysninger
KL afholder delegeretmøde 2006 den 16.-17. marts under temaet ”Kommunerne – forrest i fremtidens velfærd”. Forslag fra medlemskommunerne til delegeretmøde skal være KL’s bestyrelse i hænde senest 16. februar 2006. Deadline for tilmelding til mødet er den 08. februar 2006.
Økonomi:
Ingen
Forvaltningens bemærkninger:
Ingen
Bilag:
Ingen
Kompetence:
Sammenlægningsudvalget
Beslutning:
Steen Dahlstrøm, Flemming Worsøe, Finn Ole Christiansen, Claus Hansen, Knud Warming, Morten Weiss-Pedersen blev udvalgt.
Sammenlægningsudvalget
Dato:23.01.06
Init.:BOSA
Punkt nummer: 25
Retningslinier for spørgetid i Sammenlægningsudvalget
j. nr. 00.01.00 A10 Sags nummer: 200600015
Præsentation:
I henhold til forretningsordenen, der blev behandlet på mødet den 09. januar 2006, er der udarbejdet forslag til retningslinier for spørgetid på sammenlægningsudvalgets møder.
Forvaltningen indstiller:
At forslaget vedtages.
Sagsbeskrivelse:
Det væsentlige ved forslaget er, at der umiddelbart efter hvert åbent møde i sammenlægningsudvalget, er spørgetid. Enhver borger eller grundejer i Ny Middelfart Kommune kan stille korte, skriftlige og saglige spørgsmål. Der kan stilles spørgsmål til emner, der vedrører kommunale anliggender og har almen interesse (dog ikke sager, der er på dagsordnen for det pågældende møde). Spørgetiden ledes af formanden, som forelægger og besvarer spørgsmål. Sammenlægningsudvalgets medlemmer kan bede formanden om mulighed for at give supplerende svar.
Skriftlige spørgsmål, der er Sammenlægningsudvalgets Sekretariat i hænde 10 dage før et ordinært møde, søges besvaret på det førstkommende møde.
Økonomi:
Ingen
Forvaltningens bemærkninger:
Ingen
Bilag:
Forslag til retningslinier for spørgetid på Sammenlægningsudvalgets møder
Kompetence:
Sammenlægningsudvalget.
Beslutning:
Tilbagesendes Sammenlægningssekretariatet med henblik på udarbejdelse af et forbedret forslag.
Sammenlægningsudvalget
Dato:23.01.06
Init.:TF
Punkt nummer: 26
Løbende rapportering fra kommunerne
J.nr.:00.18.00P07, Sagsnr.: 200600072
Præsentation:
Sammenlægningskommunerne skal hver måned fremsende følgende til Sammenlægningsudvalget:
· oversigt over den likvide beholdning m.v. ultimo måneden
· opgørelse over akkumulerede bevægelser på regnskabet (månedsregnskab)
Disse opgørelser skal give Sammenlægningsudvalget overblik over kommunernes økonomiske dispositioner samt eventuelle konsekvenser for den nye kommune.
Forvaltningen indstiller:
At Sammenlægningsudvalget godkender den foreslåede procedure.
Sagsbeskrivelse og økonomi:
I forbindelse med at sammenlægningskommunerne skal fremsende månedsregnskab samt oversigt over den likvide beholdning, er der udarbejdet en oversigt.
På side 1 i oversigten fremgår de tre kommuners hovedoversigter, opdelt på det oprindelige budget, det korrigerede budget (det oprindelige budget incl. tillægsbevillinger/omplaceringer) samt forbrug ultimo i den seneste afsluttede måned.
På side 2 findes to oversigter. Dels de skattefinansierede driftsudgifter opdelt på udvalgs-niveau. Tabellen indeholder oprindeligt budget, korrigeret budget, forbrug ultimo i den senest afsluttede måned og endeligt forbrugsprocenten (udregnes som forbrug/korrigerede budget.)
Desuden forefindes en likviditetsoversigt, der indeholder tal, som i de seneste fire kvartaler er sendt til efterretning i de enkelte kommuners Byråd samt likviditeten i den senest afsluttede måned. Likviditeten er opgjort efter kassekreditreglen på baggrund af et gennemsnit af de seneste 12 måneders likvide beholdning.
Forvaltningens bemærkninger:
Da det endnu er meget tidligt på 2006 suppleres opgørelsen for januar 2006 med en opgørelse over det foreløbige regnskab 2005.
Bilag:
Hovedoversigt pr. 31/12-05 samt primo januar 2006.
Kompetence:
Sammenlægningsudvalget
Beslutning:
Godkendt.
Lukket møde
Sammenlægningsudvalget
Dato: 23.01.06
Init.: BOSA
Punkt nummer: 27
Forelæggelse af amternes aftaleudkast
Beslutning:
Redegørelse fra direktions-/chefgruppe blev taget til efterretning og der gives mandat i forhold hertil.
Notat bilægges sagen.